امروزه دستگاه های حضور و غیاب برای کنترل و مونیتور کامل و موثر رفت و آمد پرسنل، از ملزومات شرکت ها ، سازمان ها و موسساتی که با تعدادي پرسنل سر و كار دارند. اين نياز با افزايش تعداد پرسنلي كه بايد مديريت شوند، رشد خواهد كرد. اما انتخاب دستگاه حضور و غياب مناسب و متناسب با نيازهاي سازمان شما، در صورتيكه شما تخصص كافي نداشته باشيد، كار مشكلي خواهد بود.
در اين قسمت به برخي از نكات كليدي كه شما را در انتخاب دستگاه حضور و غياب متناسب با نيازهايتان كمك خواهد كرد، اشاره خواهد شد.
۱) شما به دنبال چه نوع دستگاه حضور و غيابي هستيد ؟
كارت خوان هاي بدون تماس (دستگاه هاي RFID)
دستگاه هاي بيولوژيكي (اثر انگشت، اسكن شبكيه چشم)
دستگاه هاي پانچ دستي
عملكرد دستگاه كارت خوان بدون تماس به اين صورت است كه هنگامي كه كارت RFID ثبت شده در سيستم و متناظر با كاربر در مقابل دستگاه قرار مي گيرد، كاربر شناسايي خواهد شد. يك دستگاه مبتني بر اثر انگشت پرسنل را با تطبيق الگوي اثر انگشت وي با اثر انگشتهاي ثبت شده در پايگاه داده شناسايي خواهد كرد. دستگاه هاي تشخيص دست كاربران را با شكل و اندازه دستشان تشخصي مي دهند.
۲) آيا شما به دستگاه هاي كنترل دسترسي نيز نياز داريد ؟
دستگاه هاي حضور و غياب معمولا امكان كار با دستگاه هاي كنترل دسترسي را نيز دارند. در اين حالت، دستگاه ورود / خروج به شركت يا سازمان شما را كنترل خواهد كرد، در نتيجه اطلاعات دقيق در مورد وضعيت كاركنان در اختيار شما قرار خواهد داد. براي اين منظور شما براي هر در ورود و خروج نياز به يك دستگاه كنترل دسترسي خواهيد داشت.
پس شما بايد تمام درهاي ورود و خروج مورد نظر را جهت استفاده از دستگاه كنترل دسترسي انتخاب نماييد. اين عمليات مي تواند فقط براي مكانهاي خاصي از شركت مانند اتاق سرور درنظر گرفته شود.
۳) چه تعداد از پرسنل به صورت همزمان نياز به ثبت تردد (ورود يا خروج) خواهند داشت ؟
اگر تعداد پرسنلي كه در يك زمان اقدام به ثبت تردد خود خواهندكرد زياد است، شما به دستگاهي نياز داريد كه سرعت شناسايي آن بالا باشد. بعضي از دستگاه هاي بيولوژيكي چندين ثانيه زمان براي فرآيند تشخيص اثر انگشت نياز دارند، كه اين زمان منجر به ايجاد صفهاي طولاني كارمنداني كه قصد ورود به شركت را دارند، مي شود.
۴) گنجايش دستگاه
دستگاه هاي حضور و غياب در تعداد ترددهاي قابل ذخيره سازي محدوديت دارند. اگر تعداد كارمندان شما زياد است، شما بايد دستگاهي را انتخاب نماييد كه حافظه ذخيره سازي اطلاعات ترددها و پرسنل آن زياد باشد.
به عنوان مثال، اگر شما ۱۰۰۰ كارمند در سازمان شما مشغول كار باشند و بطور متوسط هر كارمند در روز ۵ بار تردد ثبت كند، در روز ۵۰۰۰ تراكنش ثبت خواهد شد. در صورتيكه دستگاهي با حافظه ذخيره سازي ۵۰۰۰۰ تراكنش تهيه كنيد، دستگاه قابليت ذخيره سازي اطلاعات را تا ۱۰ روز خواهد داشت.
۵) چه تعداد شعبه يا موقعيت براي ثبت عملكرد پرسنل در نظر گرفته ايد ؟
در صورتيكه شركت يا سازمان شما داراي شعب مختلف يا مكان هاي مختلفي است كه تمايل به مانيتور و ثبت تردد پرسنل كليه شعب يا مكان ها از دفتر مركزي يا يك نقطه خاص را داريد، شما به دستگاه هايي نياز داريد كه از روش ارتباطي شبكه يا TCP/IP بهره مند هستند. البته نرم افزاري كه بتواند اطلاعات را از كليه شعب جمع آوري نموده و در يك نرم افزار مركزي پردازش نمايد، بخش مهم ديگري از تصميم گيري شما به حساب مي آيد.
دیدگاه ها